LVIturva Group Oy:n rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

 

LVIturva Group Oy, y-tunnus 2799369-8

Yhteystiedot:

Survontie 9 A, 40500 Jyväskylä

LVIturvan tietosuoja-asioita hoitava henkilö: Henri Ketola

Puhelinnumero: 040 706 8354

Sähköpostiosoite: henri.ketola@lviturva.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

 

LVIturva kerää ja käsittelee asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden mainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia, asiakkaan yhteydenottopyyntöihin vastaamista, toiminnan kehittämistä, asiakastapaamisten sopimista ja ylläpitoa, tarjouksen jättämistä, rahoitussopimuksen ja tilaussopimuksen valmistelua ja täytäntöönpanoa, tilausten toimitusta, laskutusta ja laskujen perintää, asiakastyytyväisyyskyselyjä, asiakassuhteen ylläpitoa, takuukäsittelyä, mielipide- ja markkinatutkimuksia, arvontoja sekä kirjanpitoa varten.

LVIturvan internet-sivuilla toimivan Chat-keskustelun tallenteita voidaan käyttää chat asiakaspalvelun laadun ja asiakkaille annettavien vastausten oikeellisuuden varmistamiseksi sekä toiminnan kehittämiseksi. Tallenteita voidaan käyttää myös asiakaspalvelun parantamiseen tähtäävässä koulutuksessa ja ohjeistuksen sisällön suunnittelussa.

LVIturvan asiakastietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat

a)      Rekisteröidyn antama suostumus tietojen käsittelyyn, esim. asiakastapaamisten sopimiseksi ja arvontoihin osallistumiseksi

b)     Sopimusten täytäntöönpanemiseksi, esim. rahoitussopimus ja tilaussopimus

c)      Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, esim. kauppalaki, kuluttajansuojalaki ja kirjanpitolaki sekä muut viranomaisvaatimukset ja -ilmoitukset

d)     Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, esim. puhelimitse tehtävä suoramarkkinointi

 

Rekisterinpitäjän oikeutetut edut

 

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on tehdä puhelimitse tapahtuvaa suoramarkkinointia rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseksi, kuten Laissa sähköisen viestinnän palveluista (2014/917, 24. luku) on määritelty.

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on myös käsitellä henkilötietoja petosten estämistarkoituksiin rahoitus- ja tilaussopimuksia laadittaessa.

 

Rekisterissä käsiteltävät henkilötiedot / henkilötietoryhmät

 

LVIturvan asiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaiden antamia henkilötietoja. Näitä voivat olla nimen lisäksi yksi tai useampi rekisteröidyn yhteystieto (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).

Lisäksi LVIturva käsittelee rahoituslaitosten puolesta asiakkaan rahoitushakemukseen tarvittavia tietoja (yhteystietojen lisäksi mm. henkilötunnus, tulotiedot, siviilisääty).

LVIturvan internet-sivuilla vierailevista käyttäjistä kerätään tietoa evästeiden avulla Google Analyticsiä varten, minkä avulla voidaan kehittää LVIturvan internet-sivujen toimintaa.

Lisäksi voidaan kerätä asiakkaan itse antamia tai muutoin asiakkaan suostumuksella kerättyjä lisätietoja sekä edellä yksilöityjen tietojen muutostietoja.

 

Mistä henkilötiedot on saatu?

 

LVIturva kerää asiakastietoja pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi asiakastapaamisen yhteydessä tai messuilla ja muissa tapahtumissa sekä yrityksen Internet-sivuilla täytettävien lomakkeiden (esim. yhteydenottopyyntö) ja automaattisen kävijäseurannan avulla, tai vaihtoehtoisesti hankkimalla rekisteröityjen yhteystietoja rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

 

Tietojen antaminen ja antamatta jättämisen seuraukset

 

Henkilötietojen antaminen on edellytys tarjouksen, rahoitussopimuksen ja tilaussopimuksen tekemiseksi sekä tilauksen toimittamiseksi asiakkaalle. Mikäli tarvittavia henkilötietoja ei anneta, ei tarjousta, rahoitussopimusta tai tilaussopimusta voi tehdä. Muissa yhteyksissä henkilötietojen antaminen on täysin vapaaehtoista, mutta voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, ettei henkilö voi osallistua LVIturvan arvontoihin.

 

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

 

LVIturva ei itse tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia asiakastietojen perusteella. Rahoitushakemusten käsittelyssä rahoituslaitokset voivat tehdä automaattisia päätöksiä rahoitushakemuksessa annettujen tietojen perusteella. Rahoituslaitokset käyttävät annettuja tietoja mm. asiakkaan maksukykyisyyden arvioimiseksi automaattisen rahoituspäätöksen antamiseksi.

 

Henkilötietojen vastaanottajat

 

LVIturvan keräämiä ja käsittelemiä asiakastietoja voivat käsitellä LVIturvan yhteistyökumppanit tai järjestelmätoimittajat seuraavasti:

·        Rahoituslaitokset (OP, Handelsbanken) rahoitushakemusten käsittelyä varten

·        Firasor Oy toiminnanohjausta varten (Firasor ERP)

·        Visma Solutions Oy laskutusta ja kirjanpitoa varten (Netvisor)

·        Intrum Oy laskujen perintää varten

·        Google Inc. sähköpostiviestintää ja kalenterimerkintöjä varten

·        Soluto Oy LVIturvan www-sivujen ja IT-palveluiden ylläpidon yhteydessä

 

Lisäksi LVIturva voi tarvittaessa luovuttaa henkilötietoja viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden ja viranomaisvaatimusten vuoksi.

 

Tietojen siirto kolmansiin maihin (EU/ETA-alueen ulkopuolelle)

 

LVIturvan asiakkaiden henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n sisällä. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osaa asiakastiedoista saatetaan kuitenkin käsitellä tai säilyttää myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella käsiteltäessä henkilötietoja Googlen pilvipalveluiden avulla. Google varmistaa henkilötietojen turvallisen käsittelyn tarvittavin teknisin ja organisatorisin toimenpitein tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Lisätietoja Googlen tietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien löytyy täältä: https://cloud.google.com/security/gdpr/.

 

Henkilötietojen säilytysaika

 

LVIturvan keräämiä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on kussakin tietojenkäsittelyssä tarpeen.

Asiakaskokemuksia ei hävitetä, ellei rekisteröity vaadi tietoja poistettavaksi.

Myyjien kalenterimerkinnät säilytetään myyjän työsuhteen ajan.

Rahoitus- ja toimitussopimuksiin liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisen säilytysajan puitteissa, esim. kirjanpidon arkistoissa enintään 10 vuoden ajan.

Tuotteiden takuukäsittelyä varten asennuskohteiden osoitetiedot säilytetään Kuluttajansuojalain vaatimusten mukaisesti tuotteiden takuuaikoja vastaavasti. Takuukäsittelyä varten muut henkilötiedot anonymisoidaan tai tuhotaan asianmukaisesti.

Arvonnoissa henkilötietoja säilytetään arvontaan saakka ja sen jälkeen tuhotaan asianmukaisesti tietosuoja huomioiden.

 

Kuinka suojaamme henkilötietoja

 

Henkilötietoja sisältävät tietojärjestelmät on suojattu ulkopuoliselta ja asiattomalta pääsyltä mm. käyttövaltuuksien ja työroolien määrittelyillä. LVIturva toteuttaa riskien arvioinnin kautta arvioituja rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvia, todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan vaihtelevia riskejä vastaavan turvallisuustason varmistamiseksi tarvittavia teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä.

LVIturvan työntekijöitä sitoo salassapitovelvollisuus ja he ovat allekirjoittaneet kirjallisen salassapitositoumuksen. LVIturvan henkilöstö on koulutettu tietosuoja-asetuksen tuomiin muutoksiin ja LVIturvan sisäisiin tietosuojaa ja tietoturvaa koskeviin käytänteisiin henkilötietojen käsittelyssä sekä on velvollinen noudattamaan lainsäädäntöä ja ohjeistuksia.

Manuaalinen aineisto (esim. paperit mapeissa) on suojattu fyysiseltä pääsyltä, eikä niihin pääse käsiksi kuin ainoastaan rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt rekisterinpitäjän luvalla. Sisäisessä ohjeistuksessa kiinnitetään huomiota myös manuaalisten aineistojen minimoimiseen, tietoturvalliseen käsittelyyn ja säilyttämiseen sekä asianmukaiseen hävittämiseen.

Tietotekniset aineistot on suojattu yleisesti hyväksytyin ja kohtuullisin menetelmin, kuten palomuurit, tietoturvajärjestelmät ja vahvat salasanat. Suojattua sähköpostia käytetään erityisesti arkaluonteisten henkilötietojen välittämiseen sähköpostitse.

 

Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet koskien tässä rekisterissä oleva henkilötietojansa.

1)     Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin, eli tieto siitä, mitä henkilötietoja hänestä on LVIturvan asiakasrekisterissä, mikäli oikeuksia pyytävä henkilö pystytään luotettavasti tunnistamaan rekisteröidyksi. Tietopyyntö on esitettävä kirjallisesti. Tätä oikeutta käyttävän rekisteröidyn pyynnöstä rekisterinpitäjä toimittaa rekisteröidylle otteen niistä henkilötiedoista, joita rekisterissä on, kuukauden kuluessa tietopyynnöstä. Tietopyyntöön vastataan maksutta kerran vuodessa, muutoin veloitetaan hallinnointipalkkio.

2)     Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisua, mikäli niissä on virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita tietoja

3)     Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten

4)     Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn, mikäli suostumus on pyydetty tietoja kerättäessä rekisteröidyltä itseltään.

5)     Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistettua (”oikeus tulla unohdetuksi”). Henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä mm., kun

a.      Henkilötietojen käsittelylle ei ole enää tarvetta, huomioiden muun lainsäädännön vaatimukset

b.      Rekisteröity peruuttaa suostumuksensa (mikäli suostumus on pyydetty)

c.      Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

d.      Rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten

6)     Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, mikäli

a.      rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden

b.      käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista

c.      rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

7)     Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

8)     Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.

Rekisteröity voi käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan ottamalla tarvittaessa yhteyttä rekisterinpitäjään, ks. rekisterinpitäjän yhteystiedot.

 

Evästekäytännöt

 

Käytämme evästeitä (mm. Google Analytics) sisällön ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Voit halutessasi estää evästeet selaimesi asetuksista.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita tallennetaan laitteellesi tiedon keräämistä ja muistamista varten, mm. verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin, esimerkiksi ymmärtääksemme paremmin, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua sekä parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden tallentamisen laitteellesi, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimesi asetuksista. Evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

 

Tämä rekisteriseloste on päivitetty viimeksi 14.6.2018. Aiemman version rekisteriselosteesta voi pyytää rekisterinpitäjältä, ks. rekisterinpitäjän yhteystiedot.